Cercare nella posta e nei file

Un collegamento alla posta o ai file permette all’assistente di cercare nei materiali che autorizzi. Puoi chiedere, per esempio, cosa è rimasto in sospeso in una conversazione con un cliente. Prima di collegare il servizio, leggi quali dati potrà consultare e quali azioni potrà compiere.

Cosa diventa possibile

  • Cercare per senso e non per parola: "quella mail in cui parlavamo della consegna a settembre", anche se la parola consegna non c'era
  • Preparare una giornata: appuntamenti, chi incontri, cosa vi eravate detti l'ultima volta
  • Scrivere una risposta che tiene conto di tutta la conversazione precedente, non solo dell'ultimo messaggio
  • Ritrovare un documento nell'archivio partendo da una descrizione vaga di cosa conteneva
  • Fare il punto su un progetto leggendo insieme mail, note e file, senza aprirli uno per uno
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Hai accesso alla mia posta e al mio calendario. Fammi il punto su [nome del cliente, del fornitore o del progetto].
Leggi i messaggi e gli appuntamenti degli ultimi [numero] mesi che riguardano questa persona o questo progetto.
Dimmi: cosa è stato deciso, cosa ho promesso io e non ho ancora fatto, cosa ha promesso l'altra parte, cosa è rimasto senza risposta.
Per ogni punto indica la data e l'oggetto del messaggio da cui lo ricavi, così posso controllare in pochi secondi.
Se un punto non risulta chiaro dai messaggi, scrivi 'non risulta' invece di ricostruirlo a intuito.
Non rispondere a nessuno, non archiviare, non spostare e non accettare inviti. Voglio solo il quadro, poi decido io.

La regola dei permessi

Quando colleghi un servizio ti viene chiesto cosa può fare. La regola che usiamo è semplice: leggere sì, scrivere con conferma, cancellare mai. Leggere la posta va bene. Preparare una bozza va bene. Inviare, archiviare, cancellare, spostare file o accettare inviti devono restare azioni che approvi tu, una per una. Non è diffidenza verso l'AI: è che un fraintendimento su una lettura ti costa una risposta inutile, e un fraintendimento su un invio ti costa una figura con un cliente.

Prima di collegare l'account di lavoro

Se l'indirizzo è aziendale, la scelta non è solo tua. Molte aziende hanno una policy sugli strumenti esterni, e collegare la posta a un servizio di terze parti significa che quei messaggi passano da lì. Chiedi prima a chi si occupa di sistemi informativi, e se la risposta è no, non è un capriccio: la responsabilità sui dati dei clienti resta dell'azienda. Con l'indirizzo personale decidi tu, e vale comunque la pena guardare cosa stai concedendo.

Il controllo semestrale

Ogni tanto controlla l’elenco dei servizi collegati, sia nell’assistente sia nell’account Google o Microsoft. Se un collegamento non ti serve più, puoi revocarlo. Rileggi anche i permessi di quelli che vuoi continuare a usare.

Copia questo prompt per il controllo dei collegamenti
Sto facendo il controllo dei servizi che ho collegato a te.
Elencami tutti i servizi e gli account a cui hai accesso in questo momento.
Per ciascuno scrivi cosa puoi fare davvero: solo leggere, oppure anche scrivere, inviare, spostare o cancellare.
Metti in cima quelli con cui potresti fare qualcosa di irreversibile senza chiedermelo.
Dimmi anche quali di questi non compaiono mai nelle nostre conversazioni degli ultimi mesi. Se questa informazione non ce l'hai, scrivilo invece di tirare a indovinare.
Non cambiare nessuna impostazione: a togliere i collegamenti ci penso io dal pannello.

Se non ti va, non perdi molto

Puoi continuare a fornire alla chat solo il testo necessario, senza collegare un intero account. Valuta cosa ti serve per il compito e quali informazioni vuoi rendere accessibili prima di scegliere.