Il segnale che ti serve un progetto
Se ripeti spesso le stesse informazioni nelle chat, puoi raccoglierle nelle istruzioni di un progetto. Per esempio: di cosa ti occupi, a chi scrivi e quali documenti usare. Nella guida vediamo come preparare questo materiale e provare se la risposta ne tiene conto.
Cosa scrivere nelle istruzioni
- Chi sei e cosa fai, in tre righe. Ruolo, settore, con chi parli di solito
- Come devi suonare: "scrivi in italiano, dammi del tu, frasi corte, niente elenchi puntati se non li chiedo"
- Cosa non deve fare mai: "non aggiungere disclaimer", "non ricapitolare la mia domanda prima di rispondere", "non usare la parola strategico"
- Cosa fare quando non sa: "se ti mancano informazioni, chiedimele invece di inventare"
- Un esempio di come scrivi tu. Vale più di tutte le istruzioni precedenti messe insieme
Devo scrivere le istruzioni fisse di un progetto in [ChatGPT / Claude / Gemini] e voglio che me le prepari tu. Io sono [ruolo] e mi occupo di [settore e attività principale]. In questo progetto ti chiederò soprattutto [tipo di lavoro: rispondere ai clienti, scrivere i testi del sito, preparare documenti interni]. Qui sotto incollo un testo scritto da me, che rappresenta bene come scrivo di solito: [incolla qui un tuo testo]. Ricava dal testo il mio tono, la lunghezza delle frasi e le parole che uso davvero. Scrivimi poi le istruzioni del progetto in non più di quindici righe, divise in quattro parti: chi sono, come devi scrivere, cosa non devi fare mai, cosa fare quando ti mancano informazioni. Usa frasi brevi e dirette, come se stessi istruendo una persona appena arrivata. Dammi solo il testo da incollare, senza commenti intorno. Se dal mio testo non riesci a capire una regola, chiedimela invece di inventarla.
Quali file metterci
Pochi e stabili. Un documento con le informazioni sulla tua attività, un paio di testi che rappresentano bene il tuo modo di scrivere, un listino, un regolamento interno, le domande frequenti dei clienti. Non ci si mette l'archivio di tutto: più roba carichi, più le risposte diventano generiche, perché deve scegliere cosa guardare. Cinque file buoni battono cinquanta.
Un progetto per lavoro, non uno per tutto
L'errore comune è farne uno solo, chiamarlo Lavoro e riempirlo. Funziona meglio il contrario: uno per ogni cosa che fai spesso e che ha regole diverse. Uno per la corrispondenza con i clienti, uno per i testi del sito, uno per i documenti interni. Tre progetti mirati danno risposte molto più precise di uno enciclopedico, e ci metti lo stesso tempo a crearli.
Aiutami a decidere quanti progetti mi conviene creare, invece di farne uno solo con dentro tutto. Queste sono le cose che chiedo all'AI in una settimana tipo: [elencane cinque o sei, una per riga]. Raggruppale in base a cosa hanno in comune: il tono, chi legge il risultato, il formato che serve, i documenti da avere sotto mano. Proponimi al massimo tre progetti. Per ciascuno dammi il nome, a cosa serve in una riga, quali attività della mia lista ci finiscono dentro e i due o tre file da caricarci. Se due attività hanno regole diverse non unirle per comodità: tienile separate e dimmi perché. Chiudi indicando da quale dei tre partiresti per primo, e cosa ci guadagno.
Cosa succede al costo e alla privacy
I progetti nelle versioni gratuite ci sono ma con limiti sui file, e nelle versioni a pagamento sono una delle ragioni migliori per pagare. Sul fronte dati: quello che carichi resta nel tuo account, ma resta comunque su server di un'azienda terza. Vale la stessa regola di sempre, quella che trovi nella sezione Sicurezza: documenti riservati, dati di clienti e informazioni che l'azienda non farebbe uscire dalla porta non si caricano, nemmeno in un progetto privato.
Come si capisce che sta funzionando
Apri una conversazione nel progetto e prova con un compito che conosci. Controlla se la risposta segue le indicazioni e se usa i documenti giusti. Se manca qualcosa, aggiungi un esempio o chiarisci l’istruzione, poi fai un’altra prova.