Il problema
Può capitare di ricevere una bozza troppo formale, lunga o entusiasta. Se trovi frasi come “Spero che questa email ti trovi bene”, puoi chiedere di andare subito al punto e usare parole che diresti anche tu.
L'AI fa la bozza, tu fai la voce
Chiedi una prima bozza con le informazioni che deve contenere. Poi rileggi l’apertura e la chiusura, togli le ripetizioni e riscrivi le frasi che non ti somigliano. Controlla anche date, nomi e impegni presi nel messaggio.
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Questa è la bozza di una email che devo mandare a [chi è e che ruolo ha]. [incolla qui la bozza, togliendo nomi di clienti e dati riservati] Riscrivila un terzo più corta, in italiano piano, senza formule di cortesia gonfiate e senza entusiasmo finto. Tieni tutte le informazioni e le richieste, non aggiungerne di nuove. Poi elencami a parte le frasi che hai tolto perché suonavano da email automatica.
Insegnale il tuo stile
Puoi mostrare alla chat un breve esempio di come scrivi, togliendo prima dati personali e informazioni riservate. Chiedi di seguirne il tono nella nuova bozza, poi confronta i testi: se qualcosa non ti somiglia, indica la frase da cambiare.
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Ti incollo tre email che ho scritto io, con i nomi e i dati sostituiti da segnaposto. [email 1] [email 2] [email 3] Descrivi il mio stile in cinque punti: lunghezza tipica, apertura, chiusura, livello di formalità, parole che uso spesso. Poi scrivi una bozza di email con quello stile per questa situazione: [cosa devi ottenere e da chi]. Tieni queste istruzioni per tutte le bozze che ti chiederò dopo.
La prova finale
- Leggila ad alta voce: se suona finta, lo è
- Se c'è una parola che non usi mai (tipo "sinergie"), cancellala
- Se il messaggio può stare in tre righe, deve stare in tre righe