Il lavoro sta prima
Prima di una riunione puoi raccogliere l’ordine del giorno e gli appunti dell’incontro precedente. Chiedi all’AI di individuare le decisioni ancora aperte e di proporti le domande da preparare. Rileggi i riferimenti prima di usarli.
Il prompt per arrivare pronto
"Ho una riunione su [argomento] con [chi, ruolo]. Questo è il materiale: [incolla o allega]. Preparami mezza pagina: qual è la decisione in gioco, quali sono le due o tre posizioni possibili, cosa probabilmente vuole ottenere l'altra parte, e le tre domande più utili che posso fare. Segnala anche cosa non è chiaro nel materiale." L'ultima frase è quella che ti evita di scoprire in riunione che mancava un pezzo.
Gli appunti, senza prendere appunti
Se puoi registrare la riunione con il consenso dei presenti e nel rispetto delle regole aziendali, puoi usare la trascrizione per preparare il riepilogo. Verifica quali servizi sono autorizzati e rileggi il testo prima di condividerlo.
Il riassunto che serve davvero
Puoi chiedere un riepilogo con le decisioni, le attività assegnate e i punti rimasti aperti. Prima di inviarlo, confronta nomi, scadenze e impegni con gli appunti: una trascrizione può attribuire una frase alla persona sbagliata.
Ti incollo la trascrizione di una riunione di lavoro, registrata con il consenso dei partecipanti. [incolla la trascrizione, sostituendo i nomi con le iniziali o con il ruolo] Scrivimi un riassunto di mezza pagina con tre sole parti: decisioni prese, cose da fare con chi le fa ed entro quando, punti rimasti aperti. Usa le parole della riunione, non riformulare in linguaggio aziendale. Se non è chiaro chi si è preso un impegno, scrivi "da confermare" invece di attribuirlo a qualcuno. Alla fine elencami i punti su cui la trascrizione è confusa o incompleta.
Le riunioni a cui non dovresti andare
- Se non c'è una decisione da prendere, chiedi il materiale e mandaci un commento scritto
- Se sei in copia per conoscenza, il riassunto ti basta. Chiedi di riceverlo invece di partecipare
- Se non è chiaro perché devi partecipare, chiedi quale contributo si aspettano da te
- Se dopo la riunione precedente nessuno ha fatto quello che aveva detto, la prossima serve a decidere questo
Ho ricevuto l'invito a una riunione a cui non credo di dover andare. Argomento e motivo dell'invito: [cosa c'è scritto nell'invito] Chi la organizza: [ruolo e rapporto con te] Perché penso di non servire: [il motivo vero] Scrivimi un messaggio di quattro righe per declinare: ringrazio, dico che non partecipo, chiedo il materiale in anticipo per mandare un commento scritto, chiedo il riassunto delle decisioni dopo. Tono cordiale e non polemico, senza scuse lunghe. Fammi anche una versione più cauta da usare se chi organizza è più in alto di me.
Un effetto collaterale piacevole
Se condividi un riepilogo, chiedi ai partecipanti di segnalare eventuali correzioni. L’obiettivo è avere un riferimento comune su cosa è stato deciso e su chi deve fare cosa.