Chi ci guadagna di più

In una piccola attività puoi occuparti sia dei clienti sia dei preventivi e dei testi. Per una prima prova con l’AI, scegli un compito che conosci e raccogli un esempio di come lo svolgi: una risposta, una scheda servizio o un modello di preventivo.

I quattro punti da cui partire

  • Le risposte ripetitive. Raccogli le domande ricorrenti dei clienti e prepara le bozze da rivedere prima di usarle via email, su WhatsApp o sul sito
  • I preventivi. Un modello scritto bene una volta, con le voci e le condizioni, e poi si adatta al caso successivo, ricontrollando importi e condizioni
  • I testi che rimandi da mesi. La pagina del sito, la presentazione dei servizi, il volantino. Puoi chiedere una bozza da rivedere prima di usarla
  • La corrispondenza difficile. Il sollecito, la risposta al reclamo, la comunicazione di un aumento. Sono quelle che rimandi di più
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Ho una piccola attività di [che cosa fai] e rispondo sempre alle stesse domande.
Queste sono le domande che mi fanno più spesso:

[elencale, anche in disordine]

Per ognuna scrivi una risposta breve nel mio tono: [descrivi come parli ai clienti, per esempio diretto e cordiale, senza tecnicismi].
Dammi tre versioni di ogni risposta: una per WhatsApp di due righe, una per email, una per la pagina delle domande frequenti del sito.
Dove serve un dato che solo io conosco, lascia un segnaposto tra parentesi quadre invece di inventarlo.

Da una bozza a un testo da usare

Puoi partire da un testo rimasto in sospeso, come la descrizione di un servizio o la risposta a una recensione. Spiega alla chat cosa vuoi dire e aggiungi i dettagli della tua attività. Prima di pubblicare, controlla che la bozza non abbia inventato condizioni, prezzi o promesse.

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Aiutami a costruire un modello di preventivo per la mia attività di [che cosa fai].
Il lavoro tipo che preventivo è: [descrivilo in due righe]

Scrivi il modello con queste parti: cosa è compreso, cosa non è compreso, tempi, modalità e scadenze di pagamento, validità dell'offerta, cosa succede se il cliente chiede modifiche in corso d'opera.
Usa un italiano semplice, frasi corte, niente formule legali che non saprei spiegare a voce.
Lascia tra parentesi quadre tutti i prezzi e i dati che devo mettere io: non inventare importi.
Alla fine elencami le tre cose che di solito creano discussioni con i clienti e che questo modello non copre ancora.

Quanto costa mettersi in piedi

Un abbonamento a un assistente conversazionale, sui venti euro al mese, e un pomeriggio per impostare le istruzioni e caricare i tuoi materiali (listino, condizioni, testi che ti rappresentano). Non serve altro per i primi mesi: né consulenti, né corsi, né integrazioni. Diffida di chi ti propone un progetto di trasformazione digitale prima che tu abbia usato la versione base per un mese.

Le regole se hai dei dipendenti

Se l’AI viene usata da altre persone nella tua attività, chiarite quali dati si possono condividere, quali servizi usare e chi controlla i testi prima dell’invio ai clienti. Le indicazioni devono essere comprensibili a chi le applica.

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Nella mia attività siamo [numero] persone e abbiamo cominciato a usare un assistente AI per scrivere e per rispondere ai clienti.
Quello che ci facciamo: [elenca le due o tre cose]

Scrivimi mezza pagina di regole interne, in italiano semplice, che chiunque possa leggere in due minuti: cosa si può scrivere in chat, cosa non ci va mai (dati dei clienti, listini riservati, documenti del personale), chi rilegge prima che un testo esca verso un cliente, cosa fare quando qualcuno si accorge di un errore.
Niente regolamento di dieci pagine e niente linguaggio da circolare.
Alla fine scrivimi le tre righe da dire a voce quando le presento alle persone.

Cosa non delegare mai

Quando un cliente è insoddisfatto, l’AI può aiutarti a preparare una risposta. Rileggi però cosa è successo e decidi tu cosa proporre: la bozza deve rispettare gli accordi e il rapporto con quella persona.